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jueves, 3 de julio de 2014

Ladrones de tiempo

Es un día más en el que te preparas para afrontar tu jornada, pero…cuando te das cuenta el día ha pasado y no has avanzado en ninguno de los objetivos marcados para hoy. Has desperdiciado un día y aún no sabes muy bien el motivo. Felicidades, acabas de conocer a los ladrones de tiempo.


Llamamos ladrones de tiempo a aquellas herramientas o hábitos de trabajo que pueden acaparar nuestro tiempo casi sin darnos cuenta. Nos quedamos atrapados y nos hemos pasado el día realizando otras tareas en lugar de realizar el trabajo pendiente.

¿Todo el mundo los experimenta? ¿Es importante localizarlos? ¿Por esto algunas personas parecen tener mucho más tiempo que otras siendo el tiempo el mismo para todos?

Probablemente porque saben identificar y evitar los ladrones de tiempo. No tienen más tiempo sino que lo aprovechan mejor. Se calcula que los ladrones de tiempo pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas. No es extraño entonces que muchas veces tengamos la sensación de no haber parado y haber conseguido bien poco.

¿Cuáles son esos ladrones de tiempo? A continuación te nombro alguno de los más comunes:

·    Llamadas de teléfono inesperada o demasiado largas. Muchas veces el teléfono nos ayuda a ganar tiempo. Es siempre más rápido decir que escribir. No obstante no tenemos por qué contestar al primer tono interrumpiendo lo que estamos haciendo. Hay que saber desconectar el teléfono cuando es necesario. La gente dejará un mensaje o volverá a llamar.

·      Email. Ha llegado un momento en que recibimos muchos más correos que no nos interesan, y que en algunos casos no tienen ninguna relación con nuestro trabajo, que los que están relacionados con nuestra actividad. La fuerza de las Redes Sociales, las alertas, los grupos, etc.… hacen que debamos reconsiderar y repensar la forma en que gestionamos nuestro correo. Tenerlo siempre abierto con ventanas emergentes que nos avisan de la llegada de correos provoca distracciones innecesarias.

·        Las reuniones demasiado frecuentes,  demasiado largas y mal preparadas. No es lo mismo asistir a una reunión que participar. Preparar bien una reunión es fundamental para aprovecharla bien, tomar decisiones adecuadas y evitar el hablar mucho y concretar poco… Si asistes a una reunión sin haber hecho el trabajo previo estás perdiendo el tiempo y lo haces perder a los demás.

·      Redes sociales e Internet son otro de los apartados en los que nos podemos liar y ver como ha pasado la mañana sin hacer nada. Las relaciones sociales son fundamentales para muchos negocios. Las redes sociales una buena herramienta para realizar networking y para promocionar nuestra empresa. Internet es también una fuente de información básica hoy en día. En ambos casos debemos evitar utilizarlos en las horas más productivas del día. Dejemos estas tareas para esos momentos en los que necesitamos una pausa en el trabajo o tenemos problemas para concentrarnos. Y acotemos el tiempo que vamos a dedicar a cada una de ellas.

·      Objetivos y prioridades confusas y cambiantes. Identifica las tareas que aportan más valor a tu trabajo y priorízalas. Intenta organizar tus tareas por similitud y trata de fijarte límites de tiempo para cada una.

·     Multitareas o estar haciendo varias cosas a la vez. Por ejemplo, acabando un informe,  pero antes de acabar recordamos que tenemos que enviar un correo, hacer una llamada, etc. Al final acabamos por interrumpir el desarrollo de lo importante, que es acabar el informe. Lo mejor en estos casos es anotar la tarea que hemos recordado que debíamos hacer, y una vez acabado lo que tenemos entre manos podemos ocuparnos de ello. En este caso concentrarnos en una sola acción nos ayuda a acabarla antes, que si estamos haciendo varias a la vez.

·     Orden y limpieza son los ejes básicos de la mayoría de las técnicas implantadas para la mejora de la productividad en las plantas industriales. Esos mismos conceptos son útiles para cualquier tipo de trabajo y por descontado en nuestra gestión del tiempo.

·    Interrupciones en general. En este caso es algo que en muchas ocasiones no se puede evitar, es complicado “educar” a la gente de nuestro entorno para que respeten nuestros hábitos de trabajo y no nos interrumpan mientras estamos inmersos en una tarea. Otras tiene más que ver con factores externos, como aviso de llegada de correos electrónicos, notificaciones de redes sociales, pero también llamadas de teléfono, mensajes de móvil, etc. Si volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo nos cuesta alrededor de cinco o diez minutos, el resultado es que no avanzamos en nuestro trabajo.

Pero no solo tenemos estos LADRONES, sino que existen otros muchos como por ejemplo:

- Dificultad para decir que no. 

- La fatiga, el estrés.

- La dificultad de tomar una decisión.

- La falta de planificación de la jornada.

Si eliminas o controlas algunos de estos ladrones de tiempo verás rápidamente cómo mejorarás tu eficacia. Aportarás más valor a tu organización y sobre todo dispondrás de más tiempo para ti.  

Si sabemos dónde perdemos el tiempo es más fácil controlarlo. Tenemos que aprender a decir NO, evitar que interrumpan nuestro trabajo. No se trata de “pasar de los demás” sino atenderles a su debido tiempo.



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